Tidrapportering som inte fungerar leder till konflikt

by 1375695474 on 06/02/2020

Tid är något som alla har behov av. För många verksamheter stämmer uttrycket att tid är pengar. Du tjänar på att vara effektiv. Men tid är också en tillgång som tillåter dig att tillbringa tid med din familj. Att göra saker och ting bara för att du tycker om dem. Med andra ord så är tid något som ger dig både pengar och livskvalitet. Det säger sig självt att du ska måna om tiden och göra allt du kan för att utnyttja den på rätt sätt. 

Många företag har ett system för tidrapportering. Speciellt när de anställda jobbar skift med olika scheman. Det är också vanligt när de jobbar självständigt ute på uppdrag hos klienter. Hemtjänst är ett bra exempel och ävenså många hantverkaryrken. Tyvärr är tidrapporteringen något som ofta leder till konflikter, i alla fall när den är bristfällig eller inte allt för korrekt. Här kan många verksamheter förbättra sina rutiner, något som de själva tjänar allra mest på att göra. 

Effektiv och korrekt tidrapportering

Tidigare så skrevs allt för hand. Du hade en stor bok där personalen skrev in sina namn, när de kom till jobbet och när de gick hem. Än idag är det många som gör något liknande. Det tar både tid och det är lätt att göra misstag. Då är det bra mycket bättre att utnyttja de moderna metoder som är tillgängliga nu för tiden. Elektronisk tidrapportering är det allra bästa. 

Idag kan du rapportera din tid på mobiltelefonen. Alla har den på sig vid alla tillfällen, ibland kan du nästan bli frustrerad av hur viktig den är för vissa personer. Men när det kommer till tidrapportering så är det en välsignelse att alla bär den med sig. För då kan du rapportera med en gång, när du har avslutat ditt arbete eller går ifrån klienten. Det blir inga misstag för du skjuter inte upp det till en annan gång. Ibland så registreras arbetstiden elektroniskt i mobilen så att det inte ens går att fuska. 

När tidrapporteringen inte fungerar

Det är vanligt med outsourcing nu för tiden. Du anlitar någon annan för att göra flera olika uppgifter i företaget. Kanske det ekonomiska, en stor men komplicerad del av verksamheten. Eller så är det en fråga om städningen, som ganska få tar hand om själva. Det är även vanligt att lägga över datorer och IT på en specialiserad firma. Entreprenörer kommer från höger och vänster och det har lett till ett smidigt samhälle där du lättare kan få tag på experter. 

Men det har också lagt en del fokus på tidrapporteringen. För du vill inte betala för mer än vad du får. Ibland så faktureras du för utfört uppdrag. Det spelar ingen roll hur lång eller kort tid något tagit för du betalar bara för den färdiga produkten eller tjänsten. Men andra gånger så tar de betalt per timme eller på annat sätt enligt den tid de använt. Då är det viktigt att siffrorna blir korrekta. Bristfällig tidrapportering kan leda till konflikt. 

Katastrof när tidrapporteringen inte fungerar

Det kan bli riktigt allvarligt om du inte har ett bra system för tidrapportering. Förutom att det kan bli fel så kan det också lägga en onödig börda på dina medarbetare. Det ska vara lätt för dem att rapportera sin tid, gärna utan att de måste ta en sväng förbi kontoret. Naturligtvis ska du inte låta dem göra som de vill. En viss kontroll är alltid viktig att ha. Det är trots allt ditt företag och du har ansvar för att det fungerar. Tidrapportering sägs ligga bakom konkurs. 

Ingen vill att det ska gå så långt som till konkurs. Samtidigt så vill du inte förlora några pengar. Det ska också ges ett korrekt underlag till lönehantering. Med andra ord så är det flera steg som måste gå väl för att verksamheten ska blomstra. Du behöver ett bra system som är lätt att använda och som är effektivt på alla sätt och vis. Lika väl som du investerar i bra datorer eller kontorsmöbler så vill du ha system som är moderna och smidiga. Det ligger i ditt eget intresse att ha verktyg som fungerar som de ska. Att se till att de anställda kan vara effektiva och produktiva, utan att behöva lägga allt för mycket energi på det administrativa. 

Koppla samman ditt företag till en enhet

Dagens system är komplexa men gör så att du sparar tid. Vad som är intressant är hur de kopplar samman ditt företag till en enhet. Du kan använda samma uppgifter för flera olika saker, och slipper flera vändor för att komma till en slutsats. Schemat är enkelt att lägga in, du har alla uppgifter och mycket sker automatiskt. Om du upprepar samma arbetsupplägg en annan gång är det bara att föra över veckans schema utan att behöva skriva allting igen. 

När personalen jobbar så kan systemet upptäcka med en gång om det är någon avvikelse. Om de rapporterar mer eller mindre tid än vad som ligger inne på schemat. Du ser snabbt om någon försöker fuska eller om det helt enkelt sker misstag. Även om det går att ändra på siffrorna i ett elektroniskt system så registreras det vem som varit inne och gjort något, samt när de har varit där. Det går att klara sig utan ett modernt system för tidrapportering och personalhantering. Men det finns ingen anledning till varför du borde nöja dig med det näst bästa. 

Previous post:

Next post: